OHIO
‘Only Handle It Once
Do it now, do it later
You will gain precious time’
‘Hoe gaat het met je?’
‘Ja goed…. druk.’
‘Druk met wat?’
En dan weet je vaak het antwoord niet. Met van alles en nog wat. Aan het einde van de dag vraag je je ook wel eens af wat je nu eigenlijk gedaan of bereikt hebt.
Herken je dit?
Ikzelf leek ook altijd druk en met van alles bezig maar aan het einde van de dag had ik nog niks gedaan. Even een zijstapje. Ik heb eigenlijk een beetje hekel aan het woord ‘druk’ gekregen dus ik zeg nu vaak: ‘Ik ben lekker bezig’ dit klinkt echt veel positiever en ook motiverender.
Ik begon dus wel aan nieuwe taken maar maakte ze vaak niet af. Dat heeft natuurlijk ook weer vele redenen; niet weten hoe je iets moet doen, onzeker of je het wel goed doet, verkeerde planning etc.
Totdat ik tijdens mijn opleiding tot Professional Organizer voor het eerst hoorde over OHIO. Deze afkorting had ik nog nooit gehoord na de welbekende SWOT analyses of SMART doelen. Wat een leuke afkorting na deze andere afkortingen.
OHIO staat voor: Only Handle It Once. Wat betekent; houd je er maar één keer mee bezig.
Wauw….. dat klonk mij als muziek in de oren. Ergens aan beginnen en meteen afronden?
Inderdaad… want hoe zonde is het van je tijd om iets te beginnen en dan uiteindelijk niet af te maken, onafgemaakt te laten rondslingeren, op je bureau, in je huis of op je pc.
Sinds ik OHIO toepas in mijn leven werk ik veel efficiënter, ik word minder afgeleid, ik maak zaken af en ik krijg dus meer voldoening heb. En niet onbelangrijk, ik heb meer tijd over.
Een voorbeeld met jouw mailbox
Een goed voorbeeld dat veel wordt gebruikt bij OHIO principe is het omgaan met je mailbox. Waarschijnlijk check je die vaker per dag door, en dan ook nog even tussendoor op je telefoon. En zelfs op momenten dat je eigenlijk tijd zou moeten besteden aan je familie of een goed gesprek.
En let op! Je leest de mail, gaat terug naar je gesprek, en dan… dan dwaal je toch weer af naar de mail die je net ‘even’ hebt gezien. Wat blijkt: je focus is dus ook weg van je gesprek en je bent er dus niet meer voor de volle 100% bij. Hoe jammer is dat? (Over Focus zal ik het in mijn volgende blog hebben)
Maar goed, dan ga je eindelijk voor je mail zitten, je ziet die ene mail weer en je weet nu niet zo goed wat je ermee moet. Je laat hem nog maar ‘even’ in je inbox staan om er later nog eens op terug te komen. En later, later is die ene mail naar beneden van de lijst gegaan… en…. je vergeet hem.
Hoe werkt het OHIO principe dan in de praktijk?
Sinds dat ik heb besloten om slechts tweemaal per dag mijn mails te behandelen en daar ook meteen actie op te ondernemen heb ik ook niet het gevoel dat ik meteen gehaast op een email hoef te reageren. Ik weet dat ik er nooit een mis en altijd de daarop benodigde actie neem. Alles op zijn tijd.
Hier het stappenplan
Ik open op slechts twee momenten per dag mijn mailbox, en doe dan ook alleen mijn email en niks anders. Multitasken is NOT done.
Ik besluit meteen wat ik met de mail doe:
1) Delete hem als het niet belangrijk is (je uitschrijven van onnodige nieuwsbrieven kan ook helpen)
2) Archiveer hem in een map indien ik denk dat ik ‘m moet bewaren
3) Handel de mail meteen af als het me niet teveel tijd kost (en delete hem daarna)
4) Maak er een taak van op mijn takenlijst. Ik prefereer een papieren lijst maar er zijn vele mooie digitale versies. (en delete of archiveer hem daarna)
of
5) Plan de actie of afspraak uit de mail in mijn agenda. (en delete of archiveer hem daarna)
Ik pas dit principe ook toe op andere taken voor mijn werk en in mijn thuissituatie. Dus geen rondslingerende papieren of (kapotte) spullen meer. Ik gooi het weg of ruim het op, en laat het dus niet meer een maand op de trap liggen. Ik repareer het meteen, of plan het voor later in. Op deze manier houd ik ook mijn huis georganiseerd.
Heb je nu een teveel aan spullen dan kun je thuis ook een moment kiezen waarop je eens gaat opruimen. Een moment waarop je bepaalt wat te houden en op te ruimen, iets meteen te reparen, of laten repareren. Maar een besluit erover nemen en de actie niet uitstellen.
Ga jij het ook proberen? Slechts éénmaal per dag, op een geplande tijd, je emails efficiënt afhandelen?
Hanneke is Professional Organizer en helpt op een praktische manier mensen thuis en op de werkplek om weer overzicht en structuur te krijgen. Ze organiseert samen met je jouw werkplek of een ruimte thuis. Met handige tips en trucs, een goede weekplanning, werk je efficiënter, creëer je meer ruimte, houd je meer tijd over en ervaar je meer rust.